Niezależnie od wielkości, stopnia złożoności czy nawet ilości projektów, controlling operatywny pozwala na znaczne zmniejszenie ryzyka prowadzonych projektów. Badania pokazują, że średnio 70-80% polskich przedsiębiorstw w zarządzaniu projektami stosuje controlling operatywny, jednak prawie połowa z nich uważa, że prezentowane przez raporty informacje są zbyt ogólnikowe i nie dostarczają istotnych informacji potrzebnych do podejmowania trafnych decyzji biznesowych. Dlaczego?
Przygotowanie i realizacja projektu/kontraktu jest procesem składającym się (zazwyczaj) z następujących etapów:
- Planowania przedsięwzięcia.
- Przygotowania oferty.
- Realizacji:
- Rejestracja danych w miejscu realizacji projektu,
- Rejestracja danych w systemie FK,
- Tworzenie prognoz.
- Kontroli i analizy odchyleń.
Według wcześniej wspomnianych badań wśród pozytywnych efektów controllingu operatywnego wskazuje się na:
- Zmniejszenie ryzyka prowadzonych projektów
- Wzrost sprawności działania
- Lepszy przepływ informacji
- Zwiększenie szybkości podejmowania decyzji
- Obniżenie kosztów realizowanych projektów
Wśród wymienionych wyżej atutów stosowania controllingu operatywnego jest lepszy przepływ informacji. Jednoczenie ci sami badani twierdzą, iż prezentowane przez raporty informacje są zbyt ogólne i nieadekwatne. Wynika to z faktu, większość rozwiązań bazuje na danych z systemów FK lub ERP gdzie zazwyczaj brakuje modułów specjalizowanych pod zarządzanie projektami. Brak szczegółowych danych ilościowych i jakościowych, informacji bieżącej (nawet codziennej) o stanie realizacji prac eliminuje systemy ERP i FK jako podstawę efektywnego controllingu operatywnego.
-
- Przebieg procesu budżetowania
-
- Budżetowanie kontraktów – przykład kokpitu menedżerskiego
Według naszych wieloletnich doświadczeń we wdrażaniu rozwiązań klasy BI do controllingu, dane tworzone i wykorzystywane, na każdym z etapów projektu, powinny pochodzić z jednego źródła lub też powinny być standaryzowane i zintegrowane, w taki sposób, by były spójne dla wszystkich uczestników procesu. Forma wprowadzania, przechowywania i prezentowana danych powinna być dostosowana do potrzeb informacyjnych uczestników procesu ograniczając maksymalnie czas potrzebny do ich uzyskania. Takie wyspecjalizowane rozwiązanie IT pod zarządzanie projektami pozwala na wypracowanie i wdrożenie jednolitych zasad zarządzania projektami obejmujących wszystkie etapy procesu od przygotowanie oferty po kontrolę i analizę odchyleń. Efektem dobrze opracowanego systemu do budżetowania projektów powinno być:
- Rejestrowanie zdarzeń gospodarczych na bieżąco (on-line) i otrzymywanie aktualnych informacji o obciążeniu kosztami i zamówieniami zakupowymi budżetu projektu.
- Przyspieszenie informacji o szacowanym wyniku projektu miesięcznie i narastająco od początku projektu.
- Zwiększenie możliwości analitycznych poprzez zwiększenie szczegółowości danych.
- Zintegrowanie systemów informatycznych eliminując potencjalne nieścisłości danych i wąskie gardła związane z dostępem do danych.
- Powiązanie informacyjne operacyjnego planowania i zarządzania realizacją projektów z wynikami firmy.
- Centralne monitorowanie odchyleń i generowanie sygnałów ostrzegawczych.
- Zwiększenie szybkości dostępu do danych.
- Pełna kontrola na poziomie plan i wykonanie budżetu.
- Automatyczne generowanie raportów i ich prezentacja za pośrednictwem dedykowanych kokpitów informacyjnych dla kadry zarządzającej, w tym kierowników zadań, umożliwiające dokonywanie szybkich analiz.
ŹRÓDŁA BADAŃ:
Tekst ukazał się w czasopiśmie „Finanse i Controlling numer 59/2018